Σε τι βοηθάει το δικηγορικό γραφείο ένα πρόγραμμα οργάνωσης;

Σε πολλές συζητήσεις που έχουμε με δικηγόρους τους οποίους συναντούμε καθημερινά παρουσιάζονται πολλές απορίες για το πως ένα πρόγραμμα μπορεί να τους βοηθήσει να οργανωθούν αλλά και πως μπορούν να γλυτώσουν χρόνο μέσα από την χρήση ενός τέτοιου εργαλείου.

Πόσο τελικά βοηθάει η χρήση ενός προγράμματος για δικηγορικά γραφεία τους δικηγορικούς υπαλλήλους και τους δικηγόρους του γραφείου και ποίος είναι τελικά ο ρόλος ενός προγράμματος εντός του γραφείου; Πολλά σενάρια μπορούν να αναλυθούν για να δώσουν μια ολοκληρωμένη εικόνα σχετικά με ποίες καταστάσεις μπορεί ένα πρόγραμμα να βοηθήσει. Παρακάτω προσπαθούμε με πολύ απλά παραδείγματα να δείξουμε πως η χρήση ενός λογισμικού θα βοηθήσει στην καθημερινότητα του γραφείου.

Στοιχεία επαφής πελάτη

Όπως όλοι γνωρίζουμε πολλά δικηγορικά γραφεία δεν κρατούν συγκεντρωτικό μητρώο με τα στοιχεία επαφής (contact details) των πελατών τους. Όσοι έχουν προσπαθήσει να το κάνουν έχουν ένα αρχείο excel το οποίο διατηρείται σε κάποιον υπολογιστή (στην καλύτερη περίπτωση στον server) με σκοπό την ανεύρεση των πληροφοριών. Επίσης οπως όλοι γνωρίζουμε η αναζήτηση στο excel μπορεί να είναι δύσκολη και ορισμένες φορές όχι τόσο αποτελεσματική. Ορισμένες φορές μπορεί να θυμόμαστε τον αριθμό του φακέλου και όχι το όνομα του πελάτη ή ακόμα και πληροφορίες άσχετες με τον πελάτη αλλά σχετικές με τον φάκελο πχ αντίδικος, αριθμός ακινήτου, διευθυντής εταιρίας κτλ. Ένα πρόγραμμα οργάνωσης δικηγορικού γραφείου προσφέρει πλήρη σύνδεση των επαφών με τους φακέλους και άλλα στοιχεία έτσι ώστε όλα να είναι τα πεδία να είναι αναζητήσιμα και να βοηθούν τον χρήστη να βρει αυτό που θέλει εύκολα και γρήγορα μέσα από πολλαπλές συνδέσεις οντοτήτων του γραφείου. Μέσω δυναμικής αναζήτηση που να επιτρέπει εύρεση με πολλαπλά πεδία τα αποτελέσματα της αναζήτησης μου είναι συγκεκριμένα και έρχονται να με βοηθήσουν να βρω εκείνο το στοιχείο που ψάχνω για να καταλήξω στην συγκεκριμένη επαφή (ή φάκελο).

Ενέργειες που γίνονται στα πλαίσια ενός φακέλου

Η κύρια δουλειά του δικηγορικού γραφείου καταγράφεται εντός των φακέλων του είτε αυτοί είναι δικαστηριακοί, είτε είναι εταιρίες υπό διαχείριση, συμβόλαια, αιτήσεις για χορήγηση υπηκοότητας κτλ. Η ημερομηνίες καταγραφής όλων αυτών των ενεργειών αποτελούν σημαντικότατες πληροφορίες και πολλές φορές μπορεί να αποτελέσουν την διαφορά μεταξύ της επιτυχίας και της αποτυχίας σε ένα project είτε αυτό είναι δικαστηριακό είτε αυτό είναι εξωδικαστηριακό. Εδώ το πλεονέκτημα χρήσης ενός λογισμικού οργάνωσης δικηγορικού γραφείου μπορεί να χωριστεί σε δύο μεγάλες κατηγορίες. Η πρώτη είναι συνέχεια της πιο πάνω παραγράφου η οποία αφορά στην εύκολη εύρεση όλων των ενεργειών που γίνονται στα πλαίσια ενός φακέλου χωρίς την ανάγκη φυσικής παρουσίας του φακέλου στο γραφείο. Το να έχω άπειρους φακέλους πάνω (κάτω, πίσω, μέσα) στο γραφείο μου δεν με καθιστά “απασχολημένο” ή “πολύ μελετηρό” δικηγόρο. Με κάνει απλά ανοργάνωτο, με αγχώνει και μου δυσκολεύει την καθημερινότητα. Ένα πρόγραμμα οργάνωσης δικηγορικού γραφείου προσφέρει την δυνατότητα ηλεκτρονικοποίησης όλων των βημάτων που γίνονται σε ένα φάκελο μαζί με τα έγγραφα τους έτσι ώστε να γίνεται εύκολη η πρόσβαση σε αυτά.
Ο δεύτερος πυλώνας έχει να κάνει με την καλύτερη παρακολούθηση όλων αυτών των εργασιών και ενεργειών που πρέπει να γίνουν στα πλαίσια ενός φακέλου. Σε κάθε φάκελο συμπληρώνοντας μια ενέργεια πολλές εκκρεμότητες μπορεί να “γεννηθούν” και να πρέπει να γίνει καλύτερη παρακολούθηση αυτών των ενεργειών μέσα από αυστηρές ημερομηνίες λήξης και άλλες δυνατότητες. Ένα πρόγραμμα οργάνωσης δικηγορικού γραφείου με κρατάει ενήμερο για τις εκκρεμότητες μου καθώς και για το μέχρι πότε μια εκκρεμότητα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί.

Τιμολόγηση και παρακολούθηση εισπράξεων

Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα της αγοράς των δικηγόρων σήμερα αποτελεί η διαδικασία είσπραξης οφειλόμενων ποσών προς το γραφείο. Αυτό βέβαια απαιτεί πρώτιστα να γνωρίζω ποίοι μου χρωστούν και όσο οργανωμένο γραφείο και αν διατηρώ δεν μπορώ να γνωρίζω όλες αυτές τις πληροφορίες αν δεν τις παρακολουθώ μέσω ενός συστήματος έκδοσης τιμολογίων και παρακολούθησης εισπράξεων. Τα πλείστα τέτοια συστήματα μπορούν να με βοηθήσουν να έχω καλή καταγραφή όλων των τιμολογίων που έχω εκδώσει και που ακόμα εκκρεμούν μαζί με άλλες χρήσιμες λογιστικές πληροφορίες. Το πλεονέκτημα για το δικηγορικό γραφείο γίνεται ακόμα πιο μεγάλο όταν εκδίδει τα τιμολόγια του μέσα από ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης δικηγορικού γραφείου έτσι ώστε να γίνεται καλύτερη σύνδεση τους με τους φακέλους στους οποίους αντιστοιχούν καθώς και σύνδεση τους με πελάτες και δικηγόρους, δίνοντας μου έτσι την ευκολία σαν διεύθυνση δικηγορικού γραφείου να γνωρίζω ανά πάσα στιγμή τιμολογημένα ή ατιμολόγητα ανά πελάτη, δικηγόρο, και φάκελο μαζί με άλλες πολύ σημαντικές πληροφορίες. Μέσα από αυτές τις δυνατότητες όχι μόνο ανεβάζω την αποδοτικότητα του δικηγορικού μου γραφείου αλλά και την εισπραξιμότητα που στο τέλος της ημέρας αποτελεί το πιο σημαντικό μετρήσιμο KPI για την επιχείριση μου.

Έγγραφα

Ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα διαχείρισης υποθέσεων δικηγορικού γραφείου προσφέρει την δυνατότητα να γίνεται ευκολότερη η αποθήκευση αλλά κυρίως η διαχείριση και η εύρεση σημαντικών εγγράφων. Όταν αναφερόμαστε στην διαχείριση εγγράφων μιλάμε για την δυνατότητα επεξεργασίας στοιχείων που δεν αποτελούν κατ’ ανάγκη περιεχόμενο του εγγράφου αλλά στοιχεία που θα μας βοηθήσουν στην καλύτερη χρήση του εντός του γραφείου όπως για παράδειγμα σε ποία κατηγορία ανήκει το έγγραφο, ποίος είναι υπεύθυνος για αυτό το έγγραφο και ίσως πότε μπορεί να λήγει το συγκεκριμένο έγγραφο. Ένα σύστημα οργάνωσης δικηγορικού γραφείου με ενσωματωμένο σύστημα διαχείρισης εγγράφων μου επιτρέπει την σύνδεση όλων αυτών των πληροφοριών πάνω στο έγγραφο έτσι ώστε να γίνεται πιο εύκολη η ταξινόμηση και κατ’ επέκταση η αναζήτηση του συγκεκριμένου εγγράφου.

Η χρήση ενός προγράμματος οργάνωσης δικηγορικού γραφείου αποτελεί μια ανάγκη που κανείς δεν μπορεί πλέον να αμφισβητήσει. Δεν αποτελεί ερώτημα το αν χρειάζεται το γραφείου μου ένα πρόγραμμα ή όχι αλλά το πότε θα προχωρήσει το γραφείο για να το εγκαταστήσει και πόσο καλά θα το χρησιμοποιήσει για να βοηθηθεί μέσω όλων εκείνων των χαρακτηριστικών που αναφέρονται πιο πάνω. Ο Ζυγός εννοείται ότι προσφέρει πρόσβαση σε όλες αυτές τις δυνατότητες που αναφέρονται πιο πάνω και ακόμα περισσότερες σε ποίο συγκεκριμένα κομμάτια της καθημερινότητας του δικηγορικού γραφείου.

Μάθετε περισσότερα για το πρόγραμμα Ζυγός κάνοντας κλικ εδώ.

Σε τι βοηθάει το δικηγορικό γραφείο ένα πρόγραμμα οργάνωσης;
Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn