Ετήσια Έκθεση Λειτουργού Συμμόρφωσης: Καθήκοντα και Αρμοδιότητες

Το τελευταίο διάστημα όλο και περισσότεροι συνεργάτες μας, μας ρωτάνε σχετικά με την καταπολέμηση ξεπλύματος παράνομου χρήματος και πως θα αντεπεξέλθουν σε όλο το διοικητικό βάρος που έχει πλέον μπει στην καθημερινότητα τους και έχει αναγκάσει ακόμα και μικρές δικηγορικές εταιρίες να δημιουργήσουν τμήματα συμμόρφωσης (compliance departments). Η λύση είναι η ηλεκτρονικοποίηση και δεν τίθεται καμία αμφιβολία για αυτό. Πριν όμως αναλύσουμε την ηλεκτρονικοποίηση και πως θα γίνει αυτό θα αναλύσουμε διάφορα σημεία της Οδηγίας του ΠΔΣ για το ΞΠΧ (Ξέπλυμα Παράνομου Χρήματος) και θα δούμε τι πραγματικά χρειάζεται να κάνει ο Λειτουργός Συμμόρφωσης, ξεκινώντας από την ετήσια έκθεση του ΛΣ.

Ο ΛΣ λοιπόν πρέπει δύο μήνες μετά την λήξη του κάθε ημερολογιακού έτους (δηλαδή μέχρι το τέλος Φεβρουαρίου) να συμπληρώνει και να καταθέτει στο Διοικητικό Συμβούλιο της δικηγορικής εταιρίας την ετήσια έκθεση του. Στην ετήσια έκθεση περιγράφονται με συγκεκριμένο τρόπο η κατάσταση του τμήματος για την προηγούμενη χρονιά καθώς και βήματα που θα γίνουν στην χρονιά που διανύουμε.

Εσωτερικοί Ελέγχοι/Εσωτερικές Αναφορές/Εξωτερικές Αναφορές

Σε αυτό το κομμάτι πρέπει πρακτικά να αναφερθούν οι ημερομηνίες κατά τις οποίες ο ΛΣ έχει διεξάγει ελέγχους εντός του γραφείου γενικότερα (όχι μόνο του τμήματος) για να διασφαλίσει ότι οι πρακτικές που θεωρεί ότι ακολουθούνται, βάσει του AML Manual, όντως είναι σε εφαρμογή. Στην οδηγία δεν προσδιορίζεται συγκεκριμένος αριθμός των εσωτερικών ελέγχων αλλά σαν καλή πρακτική και από την εμπειρία μας μια φορά το τρίμηνο είναι μια καλή πρακτική. Πέραν από τους εσωτερικούς ελέγχους υπάρχουν οι εσωτερικές αναφορές τις οποίες το υπόλοιπο προσωπικό καταθέτει προς τον Λειτουργό συμμόρφωσης για τυχόν αφύσικες δραστηριότητες που μπορεί να παρατηρούνται κατά την εξυπηρέτηση ενός πελάτη. Αυτές οι αναφορές αξιολογούνται από τον Λειτουργό Συμμόρφωσης και κάποιες από αυτές θα προωθηθούν στην ΜΟΚΑΣ μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος καταχώρισης αναφορών υποψίας. Όλα τα πιο πάνω πρέπει να καταγράφονται και να αναφέρονται από τον ΛΣ στην ετήσια έκθεση του.

Πελάτες Υψηλού Ρίσκου

Στην ετήσια έκθεση ο Λειτουργός Συμμόρφωσης έχει την υποχρέωση να παραθέτει πίνακα με όλους τους πελάτες που έχουν αξιολογηθεί με υψηλό ρίσκο συμπεριλαμβάνοντας τα στοιχεία τους, την χώρα προέλευσης τους καθώς και την υπηρεσία την οποία έχει το γραφείο προσφέρει σε αυτούς τους πελάτες.

Αν και δεν αποτελεί κομμάτι της ετήσιας αναφοράς του Λειτουργού Συμμόρφωσης εννοείται πως για κάθε πελάτη υψηλού κινδύνου πρέπει το γραφείο να κατέχει όλα τα απαραίτητα έγγραφα ταυτοποίησης, πλήρως ενημερωμένα καθώς και έγγραφα που να καταδεικνύουν πλήρως την κατοικία του όπως λογαριασμούς κοινής ωφελείας, ενημερωμένο βιογραφικό και άλλα. Η πολιτική διαχείρισης κινδύνου του γραφείου δεν αποτελεί αντικείμενο αυτού του άρθρου συνεπώς δεν θα επεκταθούμε περισσότερο σε αυτό το κομμάτι. 

Εκπαίδευση και δομή τμήματος

Ένα άλλο πολύ σημαντικό κομμάτι της αναφοράς του Λειτουργού Συμμόρφωσης αποτελεί το κομμάτι της εκπαίδευσης, τόσο της δικής του όσο και του υπόλοιπου προσωπικού. Ο Λειτουργός Συμμόρφωσης είναι απαραίτητο να λαμβάνει εκπαίδευση γύρω από τα θέματα και τις καλές πρακτικές της καταπολέμησης του Ξεπλύματος Παράνομου Χρήματος τουλάχιστον 6 ώρες κάθε χρόνο και είναι υποχρεωμένος να διοργανώνει ενδοεταιρικά σεμινάρια επιμόρφωσης του προσωπικού, με σκοπό την αποφυγή κινδύνων που θα θέσουν σε αμφισβήτηση την εικόνα του γραφείου και θα το βάλουν σε διοικητικές και άλλες περιπέτειες.

Στοιχεία και λεπτομέρειες για τις τρέχουσες αλλαγές στο νομοθετικό πλαίσιο, στοιχεία για τυχόν επιπλέον διαδικασίες που λαμβάνονται από το γραφείο για την διαχείριση των πελατών υψηλού ρίσκου αλλά και λεπτομέρειες που να αφορούν συγκεκριμένες κινήσεις και εργασίες για πελάτες θεωρούνται επίσης σημαντικά και θα πρέπει και εκείνα να αποτελούν κομμάτι της ετήσιας αυτής αναφοράς.

Με όλα τα πιο πάνω να αποτελούν το ελάχιστο που ο Παγκύπριος Δικηγορικός Σύλλογος απαιτεί κατά την διάρκεια των επιτόπιων ελέγχων είναι αντιληπτό ότι το βάρος που πέφτει στο γραφείο είναι αρκετό. Ο Ζυγός, το πιο ολοκληρωμένο πρόγραμμα διαχείρισης του δικηγορικού γραφείου στην Κύπρο, μετά και την πρόσφατη μεγάλη αναβάθμιση του, έχει εμπλουτιστεί με εκείνα τα χαρακτηριστικά που όχι μόνο θα σας βοηθήσουν να καταγράψετε όλα τα πιο πάνω στοιχεία αλλά και να παράξετε την Ετήσια Έκθεση του Λειτουργού Συμμόρφωσης και οποιοδήποτε άλλο report εύκολα και χωρίς τον κόπο της αναζήτησης όλων των πιο πάνω σε φακέλους, emails και folders εντός του γραφείου.

Διαβάστε περισσότερα για το Compliance κομμάτι του Ζυγού κάνοντας κλικ εδώ και μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας για οποιαδήποτε απορία.

Ετήσια Έκθεση Λειτουργού Συμμόρφωσης: Καθήκοντα και Αρμοδιότητες
Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn