Κατά την συγγραφή του άρθρου μας, της προηγούμενης εβδομάδας με τίτλο “Papeless Law Firm – Είναι εφικτό;” ανέλυσα σε συντομία τα πλεονεκτήματα μιας paperless δικηγορικής εταιρίας και τους τομείς που κάτι τέτοιο μπορεί να βοηθήσει. Στο σημερινό άρθρο θα κάνουμε ένα βήμα πίσω και θα δούμε με ποίες πρακτικές, η ιδέα μιας δικηγορικής εταιρίας χωρίς χαρτί (ή έστω με το λιγότερο δυνατό) μπορεί να γίνει πραγματικότητα.

Διαδικασίες

Ίσως το πιο σημαντικό στοιχείο μιας τέτοιας μετάβασης είναι οι διαδικασίες που θα κληθεί το γραφείο να ακολουθήσει έτσι ώστε να περάσει στην εποχή χωρίς χαρτί. Σημαντικό είναι να ζητήσετε μια συμβουλευτική υπηρεσία από κάποιον με γνώσεις στο αντικείμενο, αλλά σε γενικές γραμμές μια απλή διαδικασία μπορεί να αναλυθεί ως εξής. Τα έγγραφα σας μπορούν να χωριστούν σε δύο μεγάλες κατηγορίες, Εισερχόμενα και Εξερχόμενα. Με τη σειρά τους τα εισερχόμενα μπορούν να χωριστούν σε φυσικά αρχεία τα οποία έρχονται ταχυδρομικώς και αρχεία τα οποία εισέρχονται ηλεκτρονικά όπως email και φαξ (ναι το φαξ μπορεί να ηλεκτρονικοποιηθεί). Όλα τα εισερχόμενα που δεν είναι ηλεκτρονικά πρέπει να σκανάρονται για να εισαχθούν όπως θα δούμε παρακάτω σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS). Τα δε εξερχόμενα πρέπει να δημιουργούνται πάντα ηλεκτρονικά μέσα από το email σας ή το text editor σας (πχ Microsoft Word) για τον ίδιο λόγο.

Άνθρωποι

Το δεύτερο πιο σημαντικό στοιχείο αυτής της διαδικασίας είναι η εμπλοκή όλου του προσωπικού σε αυτή την μετάβαση. Όλο το γραφείο πρέπει να βοηθήσει σε αυτή την διαδικασία μετάβασης, ο καθένας με συγκεκριμένες αρμοδιότητες για τις οποίες θα εκπαιδευτεί και θα έχει την αποκλειστική ευθύνη. Το σκανάρισμα αρχείων, η αποθήκευση τους εντός ενός συστήματος διαχείρισης υποθέσεων και εγγράφων και η σωστή σηματοδότηση τους είναι μόνο λίγες από τις αρμοδιότητες που πρέπει να ανατεθούν σε άτομα στο προσωπικό του γραφείου.

Hardware Equipment

Καμία ψηφιακή μετάβαση δεν μπορεί να γίνει χωρίς την βοήθεια των μηχανημάτων, τα οποία στην εποχή μας έχουν γίνει πολύ έξυπνα, γρήγορα και αρκετά οικονομικά. Το πιο σημαντικό μηχάνημα σε αυτή την διαδικασία είναι χωρίς καμία αμφιβολία ο σαρωτής (scanner). Κάτι που πρέπει όλοι να γνωρίζουν είναι ότι υπάρχουν σαρωτές διαφόρων δυνατοτήτων και συνεπώς διαφορετικού εύρους τιμών. Το μόνο σίγουρο είναι ότι πρέπει να βγάλουμε από το μυαλό μας την εικόνα ενός υπαλλήλου πάνω από το μηχάνημα με την αρμοδιότητα να σαρώνει μιας και σήμερα ένας σαρωτής μπορεί να σαρώσει πολλαπλά έγγραφα και να τα ταξινομήσει με το όνομα που θέλουμε, στον φάκελο που θέλουμε στον υπολογιστή μας ή ακόμα και εντός ενός συστήματος διαχείρισης υποθέσεων όπως είναι ο Ζυγός.

Software System

Τελευταίο και εξαιρετικά σημαντικό είναι το σύστημα διαχείρισης εγγράφων που θα χρησιμοποιήσουμε για να αποθηκεύσουμε όλες αυτές τις πληροφορίες (σκαναρισμένα έγγραφα, email, φαξ κτλ). Η δυνατότητα αποθήκευσης και αναζήτησης των εγγράφων είναι σε γενικές γραμμές τα κύρια χαρακτηριστικά που θα πρέπει να έχει ένα τέτοιο σύστημα, περισσότερες λεπτομέρειες για τα χαρακτηριστικά του οποίου θα αναλύσουμε σε επόμενα άρθρα. Το πιο σημαντικό που πρέπει να διαχωριστεί είναι ότι άλλο αποτελεί η αποθήκευση εγγράφων στον server και άλλο η σύνδεση τους με ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων και υποθέσεων όπως είναι ο Ζυγός. Η σύνδεση των εγγράφων με το μητρώο των υποθέσεων του γραφείου, μας δίνει πολύ ευέλικτα κριτήρια αναζήτησης, κρατά όλες τις πληροφορίες μαζεμένες σε ένα μέρος και μας βοηθά στον καθορισμό των δικαιωμάτων που το γραφείο μας ακολουθεί.

Η μετάβαση σε μια εποχή χωρίς χαρτί εντός του δικηγορικού γραφείου είναι μια δύσκολη αλλά εφικτή διαδικασία. Απαιτεί πολλές αλλαγές εντός του γραφείου, διαχωρισμό αρμοδιοτήτων μεταξύ του προσωπικού και επένδυση στην τεχνολογία. Τα οφέλη από μια τέτοια μετάβαση είναι όμως αδιαμφισβήτητα τόσο σε οικονομικό επίπεδο όσο και σε επίπεδο ποιότητας της υπηρεσίας που προσφέρετε στον πελάτη αλλά και της καθημερινής εμπειρίας του προσωπικού στο γραφείο. Σε επόμενα μας άρθρα θα αναλύσουμε τα κριτήρια που πρέπει να έχει ένα καλό Document Management Software καθώς και της διαφορές αποθήκευσης στον server έναντι της αποθήκευσης σε ένα DMS. Μέχρι τότε μάθετε τι μπορεί να κάνει το Document Management module του Ζυγού κάνοντας κλικ εδώ.