Δικηγορικό Γραφείο Paperless;

PAPERLESS LAW FIRM blog post cover

Paperless δικηγορικό γραφείο! Το ακούμε αρκετά τώρα τελευταία. Είναι εφικτό;

Μέσα από την καθημερινή τριβή μας με τα περισσότερα δικηγορικά γραφεία της Κύπρου έχουμε αντλήσει πάρα πολύ γνώση και εμπειρία γύρω από το πως ένα δικηγορικό γραφείο δουλεύει σήμερα και ποία βήματα θα μπορούσαν να γίνουν προς βελτίωση αυτού τρόπου εργασίας.

Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα του δικηγορικού γραφείου σήμερα είναι ο μεγάλος όγκος υποθέσεων και ο μεγάλος χώρος τον οποίο καταλαμβάνουν αυτές οι υποθέσεις εντός του δικηγορικού γραφείου. Πολλές φορές ακούμε δικηγόρους να μας ρωτούν αν μπορούν να γλυτώσουν χρόνο και χώρο απλά αποθηκεύοντας ηλεκτρονικά τον φάκελο τους.
Παρακάτω περιγράφονται τα τρία πιο σημαντικά πλεονεκτήματα που θεωρούμε ότι προσφέρει η ηλεκτρονικοποίηση του φακέλου.

Εξοικονόμηση Χρόνου

Η εξοικονόμηση χρόνου είναι ένα από τα κυριότερα και πιο υποεκτιμημένα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικοποίησης του φακέλου. Δεν νοείται, εν έτει 2017 το τηλέφωνο του πελάτη μου να είναι καταγεγραμμένο στον φάκελο και όχι μέσα σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα οργάνωσης δικηγορικού γραφείου όπως είναι ο Ζυγός. Δεν νοείται εν έτει 2017 να μην καταγράφω ηλεκτρονικά πότε έχει καταχωρηθεί για παράδειγμα σημείωμα εμφάνισης και όταν θέλω να μάθω να ψάχνω να βρω τον φάκελο εντός του γραφείου. Και τέλος δεν γίνεται εν έτει 2017 να μην αποθηκεύω τα έγγραφα μου ανά υπόθεση ηλεκτρονικά μέσα σε ένα σύστημα οργάνωσης και διαχείρισης του δικηγορικού γραφείου όπως είναι ο Ζυγός. Προσθέτοντας τις μικρές μικρές χρονικές μονάδες που ξοδεύω με αυτές τις ενέργειες η επένδυση μου στην ηλεκτρονικοποίηση υπερκαλύπτει την χασούρα σε χρόνο.

Ποιότητα στον χώρο εργασίας

Πριν μερικές εβδομάδες, σε επίσκεψη μας σε δικηγορικό γραφείο της Λευκωσίας, αντίκρισα κάτι που δεν έχω ξαναδεί. Μια εικόνα χάους και διάλυσης μέσα σε φακέλους (ακόμα και μεμονωμένες σελίδες) στιβαγμένες πέρα δώθε. Πέρα από τα προφανή πλεονεκτήματα τα οποία αναφέρθηκαν πιο πάνω σχετικά με την ηλεκτρονικοποίηση, μου πέρασε από το μυαλό και κάτι που πολλές φορές οι διευθυντικές ομάδες ενός δικηγορικού γραφείου δεν λαμβάνουν τόσο σοβαρά υπόψη. Η ποιότητα του χώρου εργασίας ως κίνητρο αύξησης της παραγωγικότητας. Κανείς δεν θέλει να εργάζεται κάτω από αυτές τις συνθήκες, να προσέχει με λίγα λόγια που θα πατήσει μπας και βρεθεί πάνω σε κάποιο φάκελο. Συνεπώς ένα παράπλευρο πλεονέκτημα που επιτυγχάνεται μέσα από την ηλεκτρονική αποθήκευση των φακέλων, είναι και η αύξηση της παραγωγικότητας μέσα από την βελτίωση της καθημερινότητας των υπαλλήλων του δικηγορικού γραφείου.

Αντιμετώπιση απώλειας φακέλων

Οι φάκελοι μας περιέχουν πολύτιμες πληροφορίες. Πρέπει να τους προσέχουμε και να τους φυλάμε με προσοχή. Στο απομακρυσμένο, αλλά υπαρκτό σενάριο, του να χαθεί ένας φάκελος τότε υπάρχει σοβαρό θέμα αξιοπιστίας του γραφείου. Είναι προφανές ότι θα υπάρχουν κυρώσεις αν γίνει κάτι τέτοιο, αλλά η δυνατότητα άμεσης ανάκτησης (έστω και ενός ηλεκτρονικού αντιγράφου του φακέλου) αποτελεί μια καλή είδηση για ένα γραφείο και που θα κληθεί να αντιμετωπίσει μεγαλύτερα προβλήματα τα οποία προκύπτουν σε σενάρια καταστροφής, κλοπής αλλά και απώλειας λόγω του ανθρώπινου λάθους.

Σίγουρα οι φάκελοι δεν θα εξαλειφθούν δια μαγείας από το δικηγορικό γραφείο. Σίγουρα το όλο νομικό σύστημα δεν είναι έτοιμο να μπει σε μια νέα, paperless εποχή. Σίγουρα απαιτείται κάτι παραπάνω από ένα απλό σύστημα διαχείρισης υποθέσεων για να οργανωθεί ένα γραφείο και να μεταβεί στην paperless εποχή. Ο πιο σημαντικός ίσως παράγοντας είναι οι ίδιοι οι άνθρωποι που απαρτίζουν το δικηγορικό γραφείο, από την διευθυντική ομάδα μέχρι το γραμματειακό προσωπικό, οι διαδικασίες που υπάρχουν εντός του γραφείου για την διαχείριση όλων των πληροφοριών αλλά και η προσήλωση όλων στο να ακολουθούν αυτές τις διαδικασίες όσο πιο πιστά γίνεται.

Σε επόμενα άρθρα μας θα αναλύσουμε όλα τα βήματα, μέσα από τα οποία πρέπει να περάσει ένα δικηγορικό γραφείο για να οργανώσει την διαχείριση των πληροφοριών του. Μέχρι τότε μπορείτε να δείτε όλα όσα προσφέρει το σύστημα διαχείρισης εγγράφων του Ζυγού κάνοντας κλικ εδώ.

Δικηγορικό Γραφείο Paperless;
Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn