Η σημασία του Compliance Software στο δικηγορικό γραφείο

The importance of Compliance Software - Zygos Blog CoverΤο τελευταίο χρονικό διάστημα οι διαδικασίες για την καταπολέμηση του ξεπλύματος παράνομου χρήματος βρίσκονται σε πλήρη εξέλιξη και αναγκάζουν όλη την κοινότητα των υπηρεσιών στην Κύπρο να αναβαθμιστεί έτσι ώστε να μπορεί να αντεπεξέλθει στις νέες απαιτήσεις.


Μπορεί στην χώρα μας πολλά γραφεία να μην έχουν προχωρήσει στην βελτίωση των εσωτερικών τους διαδικασιών σε ότι αφορά το ξέπλυμα παράνομου χρήματος όμως οι Ευρωπαϊκές Οδηγίες για την καταπολέμηση του ξεπλύματος παράνομου χρήματος (4AMLD & 5AMLD) θα ψηφιστούν πολύ σύντομα σε νόμο από την Κυπριακή Βουλή και θα φέρουν μεγάλες αλλαγές στον τρόπο που τα γραφεία παροχής υπηρεσιών δούλευαν μέχρι σήμερα.

Για να μπορέσει ένα γραφείο να αντεπεξέλθει στον μεγάλο όγκο διαχειριστικής εργασίας που προσθέτουν οι νέες αυτές πραγματικότητες, θα πρέπει να υιοθετήσει σε μεγάλο βαθμό την τεχνολογία έτσι ώστε να κάνει την δουλειά του τμήματος συμμόρφωσης λιγότερο χρονοβόρα σε άσκοπες διαδικασίες και περισσότερο έξυπνη σε σημεία ελέγχου και διαχείρισης της πληροφορίας.

Παρακάτω παρουσιάζουμε τους τρεις κύριους λόγους για τους οποίους πιστεύουμε ότι ένα δικηγορικό γραφείο πρέπει να χρησιμοποιήσει ένα πρόγραμμα διαχείρισης της πληροφορίας σε ότι αφορά το κομμάτι της συμμόρφωσης και με ποίους τρόπους αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποδοτικότερη καθημερινή εργασία του τμήματος.

Διαχείριση της πληροφορίας

Κακά τα ψέματα ο όγκος πληροφοριών και η εκτύπωση και αποθήκευση τους αποτελεί μεγάλο κόστος. Ναι μπορεί το γραφείο να είναι υποχρεωμένο να έχει εκτυπωμένα και αποθηκευμένα όλα τα απαιτούμενα έγγραφα στον φάκελο του κάθε πελάτη αλλά την ίδια στιγμή δεν σημαίνει ότι αυτό είναι και πρακτικό. Η αναζήτηση μιας πληροφορίας, η ανεύρεση ενός διαβατηρίου ή λογαριασμού κοινής ωφελείας (utility bill) και η ίδια η αποθήκευση των πληροφοριών αυτών δεν χρειάζεται να απαιτεί χρονοβόρες διαδικασίες. Με ένα λογισμικό οργάνωσης και διαχείρισης δικηγορικών γραφείων όπως είναι ο Ζυγός όλα μπορούν να σαρωθούν και να αποθηκευτούν στην ξεχωριστή μερίδα της κάθε επηρεαζόμενης επαφής, γλυτώνοντας έτσι χρόνο αναζήτησης και ανεύρεσης πληροφοριών.

Ειδοποιήσεις

Χωρίς την ύπαρξη ενός συστήματος διαχείρισης και ταξινόμησης πληροφοριών στο δικηγορικό γραφείο είναι πραγματικά απορίας άξιο πως μπορεί το τμήμα συμμόρφωσης να κρατάει συγκεντρωτικά τις ημερομηνίες λήξης όλων των εγγράφων όλων των πελατών έτσι ώστε να είναι σε θέση εύκολα να ενημερωθεί για αυτές και να λάβει δράση. Με ένα λογισμικό διαχείρισης δικηγορικού γραφείου όπως είναι ο Ζυγός, το οποίο μπορεί με αυτόματες ειδοποιήσεις να ενημερώνει το γραφείο για τυχόν λήξεις εγγράφων, η δουλειά του λειτουργού συμμόρφωσης γίνεται λίγο πιο απλή, αφαιρώντας του το βάρος της καθημερινής “έγνοιας” για τυχόν μη ανανεωμένα έγγραφα πελατών.

Αναφορές

Φανταστείτε να προσπαθείτε να βρείτε και να ταξινομήσετε το πελατολόγιο σας βάσει κάποιων παραμέτρων βγαλμένων από την δικής σας πολιτική διαχείρισης κινδύνου. Για παράδειγμα φανταστείτε να θέλετε να δείτε πόσους πελάτες έχετε οι οποίοι είναι από μια συγκεκριμένη χώρα και ασχολούνται με μια συγκεκριμένη επιχειρηματική δραστηριότητα ή η προέλευση των πόρων τους προέρχεται από μια συγκεκριμένη πηγή. Χωρίς ένα λογισμικό οργάνωσης του δικηγορικού γραφείου δεν υπάρχει εύκολος και απλός τρόπος να γίνει κάτι τέτοιο. Αυτό είναι και ένα από τα πλεονεκτήματα του λογισμικού διαχείρισης δικηγορικών γραφείων Ζυγός, η δυνατότητα δηλαδή που δίνει στον χρήστη έτσι ώστε να εξάξει χρήσιμα συμπεράσματα σε μορφή αναφορών, μέσα από στοίβες πληροφορίας οι οποίες χωρίς την χρήση ενός τέτοιου λογισμικού δεν θα μπορούσαν να αξιοποιηθούν στο μέγιστο.

Σίγουρα το κομμάτι της συμμόρφωσης αποτελεί ένα μεγάλο κεφάλαιο στον τομέα των Κυπριακών υπηρεσιών και σίγουρα υπάρχουν πολλές εξελίξεις ακόμα, οι οποίες θα πρέπει να αποτυπωθούν σε ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης πληροφοριών όπως είναι ο Ζυγός. Μέχρι τότε μπορείτε να δείτε και να αξιολογήσετε και μόνοι σας το σύστημα οργάνωσης δικηγορικών γραφείων Ζυγός κάνοντας κλικ εδώ, και να δείτε πως μπορεί να βοηθήσει την δική σας δικηγορική εταιρία να γίνει πιο αποδοτική.

Μάθετε περισσότερα για τα χαρακτηριστικά του προγράμματος οργάνωσης δικηγορικών γραφείων Ζυγός, κάνοντας κλικ εδώ.

Η σημασία του Compliance Software στο δικηγορικό γραφείο
Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn