April 2021 Roundup

*English Text Follows

Λαμβάνοντας υπόψη τις νέες οδηγίες από τον Έφορο Εταιρειών, σχετικά με την καταχώρηση των στοιχείων των τελικών δικαιούχων σε κάθε εταιρεία αλλά και τις νέες οδηγίες για την καταχώρηση της ετήσιας έκθεσης (HE32), έχουμε εφαρμόσει σημαντικές αλλαγές στο λογισμικό Zygos για την καλύτερη διαχείριση όλων των πιο πάνω αλλά και την ευκολότερη εξαγωγή των όλων των σχετικών αναφορών (reports).

Στοιχεία Τελικού Δικαιούχου Εταιρείας 

Μέχρι πρόσφατα ο τελικός δικαιούχος μιας εταιρείας δεν υπήρχε καταχωρημένος στα επίσημα έγγραφα της Κυπριακής Δημοκρατίας. Με τις πρόσφατες τροποποιήσεις που επήλθαν στον περί της Παρεμπόδισης και Καταπολέμησης της Νομιμοποίησης Εσόδων από Παράνομες Δραστηριότητες Νόμο του 2007 (Ν. 188(I)/2007), πλέον όλοι οι Τελικοί Δικαιούχοι εταιρειών πρέπει να είναι εγγεγραμμένοι σε ειδικό μητρώο που τηρείται από τον Έφορο Εταιρειών, με αυτό να ισχύει για όλες τις εταιρείες και όχι μονο τις νεοσύστατες. 

Με το λογισμικό Zygos μπορείτε πλέον στην κάθε μια εταιρεία στην οποία προσφέρετε διοικητικές υπηρεσίες να καθορίσετε αν έχουν καταχωρηθεί αυτά τα στοιχεία στον έφορο και πότε. Έτσι μπορείτε εύκολα και γρήγορα να εξάγετε μια αναφορά (report) στην οποία μπορείτε να δείτε για ποιές εταιρείες έγινε αναφορά στον έφορο σχετικά με τα στοιχεία του τελικού δικαιούχου, κάτι το οποίο θα σας εξοικονομήσει χρόνο για την ολοκλήρωση των συγκεκριμένων εκθέσεων για όλες τις εταιρείες καθώς και χρήμα εφόσον θα σας προφυλάξει από τυχόν διοικητικά πρόστιμα που θα ξεκινήσουν να ισχύουν σύντομα.

Ετήσια Έκθεση Εταιρείας (HE32)

Με βασικό γνώμονα το γεγονός ότι μέχρι και τον Ιούνιο 2021 πρέπει να καταχωρηθούν όλες οι Ετήσιες εκθέσεις εταιρειών προηγούμενων ετών που έχουν καθυστερήσει, αλλά και με βάση το ότι πλέον η ημερομηνίες σύνταξης και καταχώρησης για ένα έτος επηρεάζουν το επόμενο έτος, έχουμε βελτιώσει την διαδικασία της καταγραφής ετήσιων εκθέσεων στο Ζυγό.

1. Σύνταξη Ετήσιας Έκθεσης (Annual Report) 

Η συγκεκριμένη εργασία σας δίνει την δυνατότητα να καθορίσετε την ημερομηνία σύνταξης της ετήσιας έκθεσης ακόμα και αν αυτή είναι παλαιότερη της σημερινής. Επιπλέον με την επιλογή της συγκεκριμένης εργασίας δημιουργούνται αυτόματα 2 καινούργιες εκκρεμότητες που σας παροτύνουν για καταχώρηση της συγκεκριμένης ΗΕ32 αλλά και υπενθύμιση για την νέα χρονιά.

2. Καταχώρηση Ετήσιας Έκθεσης

Μόλις ολοκληρώσετε την σύνταξη της ετήσιας έκθεσης, το λογισμικό Zygos σας δίνει την δυνατότητα να την αποθηκεύσετε και να την καταχωρήσετε την ίδια στιγμή εάν το επιθυμείτε. Διαφορετικά μπορείτε απλά να την αποθηκεύσετε και να την καταχωρήσετε εντός 28 ημερών.

3. Αίτηση για Επέκταση της ημ. Σύνταξης της Ετήσιας Έκθεσης

Μέσα από τον Zygo μπορείτε να συμπληρώσετε την αίτηση παράτασης έως και 3 μηνών για την σύνταξη της ετήσιας έκθεσης, στην οποία επίσης μπορείτε να επεξεργαστείτε και την περίοδο στην περίπτωση που η παράταση που θα πάρετε είναι λιγότερη των 3 μηνών. 

Considering the new instructions from the Registrar of Companies regarding the registration of the final beneficiaries data to each company, as well as the new instructions for the registration of the annual report (HE32), we have implemented significant changes in Zygos software for the better management of the above but as also the easier extraction of all relevant reports.

Details of the Ultimate Beneficiary of a Company

Until recently, the ultimate beneficiary of a company wasn’t registered in the Republic of Cyprus official records. Although with the recent amendments made to the Prevention and Combating of Money Laundering Law 2007 (Law 188 (I) / 2007), from now on all the UBOs of companies should be registered in a special record kept by the Registrar of Companies,with this to be applied for all companies, not only for the newly established ones. 

With Zygos Legal Practice Management Software you can now specify whether the Annual report has been submitted, data are tracked (or recorded) and when, to the Registrar of Companies. Hence, you can easily extract a report where you can see for which companies you have already submitted completed  the report to the Registrar of companies with UBO data; this will save you time for completing the specific reports for all companies, as well as money, since it will protect you from any administrative fines that will be applicable soon.

Company Annual Report (HE32)

Considering the fact that by June 2021 all the delayed Company Annual Reports from previous years should be submitted, along with the fact that the Annual Report drafting and registration dates are affecting the respective ones for next year, we have improved the annual reports recording process in Zygos.

1. Annual Report Drafting

This task is providing the user the option to specify the annual report drafting date even if the drafting has been completed in a past date. Additionally, by selecting this task two new to-dos are automatically created which are urging you to submit the HE32 report but are also notifying you for the next year’s one. 

2. Annual Report Registration

Once you have completed your Annual Report, Zygos is giving you the opportunity to save and register the annual report at the same time if you wish. Otherwise, you can just save it and submit it within 28 days.

3. Application for Annual Report Drafting date extension

Through Zygos you can complete the annual report extension application of up to 3 months in which you can also modify the period in case the extension you will receive is less than  3 months. 

Using all the above tools you can master the strict deadlines process imposed by the Registrar of Companies and comply with ease to all the inevitable administrative burden derived from all these actions. 

April 2021 Roundup
Tagged on: