Γιατί η καταγραφή του χρόνου είναι σημαντική και στο Δικαστηριακό τμήμα

Why timesheet matters in Litigation

Μέσα από τις καθημερινές επισκέψεις μας σε πάρα πολλά δικηγορικά γραφεία, για σκοπούς προώθησης αλλά και υποστήριξης του προγράμματος οργάνωσης δικηγορικών γραφείων Ζυγός αντιμετωπίζουμε όλων των ειδών δικηγόρους και δικηγορικούς υπαλλήλους.


Το τελευταίο διάστημα έχουμε εισάξει στο πρόγραμμα Ζυγός την έννοια της καταγραφής χρόνου με έμφαση τόσο στο κομμάτι διαχείρισης εταιρειών, αλλά και προώθηση του στο δικαστηριακό τμήμα. Αυτό που αντιμετωπίσαμε ήταν η πεποίθηση που εκφράζεται από πολλούς δικηγόρους των δικαστηριακών τμημάτων ότι “αφού δεν χρεώνουμε με την ώρα, γιατί να την καταγράφουμε”. Προς αντιμετώπιση αυτής της άποψης προσπαθήσαμε να μαζέψουμε τρεις λόγους, πέραν από το κομμάτι της χρέωσης, για τους οποίους πιστεύουμε ένα γραφείο πρέπει να καταγράφει τον χρόνιο που δαπανεί, ακόμα στο δικαστηριακό τμήμα.

Πληροφόρηση στην διεύθυνση

Το μόνο πράγμα που κανένας δεν μπορεί να αρνηθεί είναι ότι εντός του δικηγορικού γραφείου, μέσα σε φακέλους και τιμολόγια, υπάρχει μεγάλος όγκος πληροφόρησης ο οποίος μένει θαμμένος λόγω του ότι δεν υπάρχει η σωστή καταγραφή των διαφόρων παραμέτρων σε ένα σύστημα που να μπορεί, με την ανάλογη επεξεργασία να παράξει αποτελέσματα. Συνεπώς το να ξέρω πόσο χρόνο έχει κάποιος σπαταλήσει για να συντάξει μια έκθεση απαίτησης ή ένα σημείωμα εμφάνισης, τα οποία διαφέρουν τόσο σε εύρος αλλά και σε δυσκολία είναι σημαντικό. Το να μπορώ να μάθω πόσο χρόνο μίλησα στο τηλέφωνο τον προηγούμενο μήνα με ένα συγκεκριμένο πελάτη για τα θέματα των φακέλων του είναι σημαντικό. Το να μπορώ να ξέρω περίπου πόσο χρόνο το προσωπικό μου αναλώνει να μελετά, να δακτυλογραφεί και να αναζητά φακέλους εντός του γραφείου είναι πληροφορίες τις οποίες δεν τις χρειάζομαι για να τις χρεώσω κατ’ ανάγκην. Τις χρειάζομαι όμως για να γίνω καλύτερος διευθυντής και διαχειριστής των διαφόρων προκλήσεων που παρουσιάζονται στην καθημερινότητα του γραφείου μου.

Βοήθεια στον καθορισμό τιμοκαταλόγων

Στον τομέα των υπηρεσιών, και ειδικότερα στο κομμάτι του δικαστηρίου ο καθορισμός της σωστής τιμής για μια υπηρεσία, είναι κάτι που αποτελεί πολλές φορές μια πολύ δύσκολη εργασία. Διαμορφώνεται μέσα από τα χρόνια εμπειρίας και πολλές αποτυχημένες προσπάθειες. Καταγράφοντας τον χρόνο που δαπανώ στην μελέτη, δακτυλογράφηση, εμφάνιση για ένα συγκεκριμένο τύπο υπόθεσης στην ουσία καταγράφω ανθρωποώρες τις οποίες μπορώ εύκολα μετά να αθροίσω και να ομαδοποιήσω ανά τύπο υπόθεσης βγάζοντας έτσι συμπεράσματα για το πόσο χρόνο σπαταλάω επί παραδείγματι, για υποθέσεις οικογενειακού της τάδε κλίμακας έτσι ώστε να μπορέσω να διαμορφώσω μια καλύτερη εικόνα για το χρηματικό ποσό το οποίο θα ζητήσω από τον πελάτη στο μέλλον πριν αναλάβω οποιαδήποτε υπόθεση.

Επιβράβευση προσωπικού

Η επιβράβευση του προσωπικού μπορεί να λάβει πολλές μορφές, μια από αυτές είναι και η χρηματική. Το μπόνους στο τέλος του χρόνου βασισμένο στην εργασία που έχει καταγράψει σε σύγκριση με αυτή που έχει τιμολογήσει ο κάθε υπάλληλος είναι ένα σημαντικό κίνητρο για όλο το προσωπικό του γραφείου που το κρατά συνεπές και προσηλωμένο κατά την διάρκεια της χρονιάς. Δεν μπορεί όμως η διευθυντική ομάδα να εξάξει τα κατάλληλα συμπεράσματα όταν δεν υπάρχει ένα σύστημα καταγραφής και σύγκρισης του χρόνου που δαπανά ο κάθε υπάλληλος σε ένα είδος εργασίας σε σχέση με το τι έχει τιμολογήσει για παράδειγμα, ή σε σχέση με το τι έχει καταγράψει κάποιος άλλος εντός του γραφείου.
Η καταγραφή του χρόνου δεν πρέπει να αποτελεί μόνο εργαλείο τιμολόγησης και παρακολούθησης των πελατών του Εξωδικαστηριακού τμήματος. Το δικαστηριακό τμήμα έχει κάθε λόγο να καταγράφει τον χρόνο του και να παρακολουθεί την πρόοδο και την κατανάλωση των εργατοωρών του είτε για να μπορέσει να γίνει πιο αποδοτικό μέσα από προσαρμοστικές ενέργειες στην καθημερινότητα του, είτε για να μπορέσει να εξάγει χρήσιμα συμπεράσματα σχετικά με την διαμόρφωση του τιμοκαταλόγου του αλλά και για να μπορέσει να διαχωρίσει ποίος/ποία μέσα από το προσωπικό προσφέρει τα περισσότερα και πως να τον/την ανταμείψει.

Μάθετε σήμερα περισσότερα για το πως ο Ζυγός μπορεί να βοηθήσει το γραφείο σας κάνοντας κλικ εδώ ή εγγραφείτε δωρεάν στην λίστα ενημέρωσης παρακάτω έτσι ώστε να λαμβάνετε δωρεάν ανακοινώσεις και οδηγούς για θέματα νομικής οργάνωσης και διαχείρισης του δικηγορικού γραφείου.

Γιατί η καταγραφή του χρόνου είναι σημαντική και στο Δικαστηριακό τμήμα
Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn