Γιατί να εκδόσεις τα τιμολόγια από το δικηγορικό σου πρόγραμμα!

…Και όχι από το λογιστικό σου πρόγραμμα!

Σε ένα γραφείο η οικονομική παρακολούθηση των εργασιών, αποτελεί κύριο και αναπόσπαστο καθήκον αλλά και έγνοια, τόσο της διεύθυνσης όσο και των υπαλλήλων. Στην τελική είναι οι χρεώσεις και οι εισπράξεις αυτές που θα φέρουν εισοδήματα στο γραφείο, θα διατηρήσουν το καλό κλίμα στην επιχείρηση και θα την βοηθήσουν να αναπτυχθεί. Πόσο μάλλον όταν μιλάμε για την δικηγoρική επιχείρηση της οποίας η φύση των χρεώσεων και των εισπράξεων είναι αρκετά περίπλοκη αλλά και διαρκής. Στο πρόγραμμα οργάνωσης δικηγορικών γραφείων Ζυγός, μέσα από την καθημερινή μας τριβή με δεκάδες δικηγορικά γραφεία και εκατοντάδες δικηγόρους έχουμε κατασταλάξει στην άποψη ότι παρακολούθηση φακέλου και παρακολούθηση οικονομικών πάνε μαζί και συνεπώς θα πρέπει να γίνονται από το ίδιο πρόγραμμα οργάνωσης του δικηγορικού γραφείου. Παρακάτω παρουσιάζονται οι τρεις κύριοι λόγοι που πιστεύουμε ότι αποτελεί πλεονέκτημα για ένα δικηγορικό γραφείο να εκδίδει τα τιμολόγια και τις αποδείξεις του μέσα από το σύστημα το οποίο χρησιμοποιεί για την παρακολούθηση των φακέλων του.

Σύνδεση Οικονομικών εγγραφών με φάκελο

Εκδίδοντας το τιμολόγιο μέσα από το πρόγραμμα οργάνωσης του δικηγορικού σας γραφείου, υπάρχει άμεση σύνδεση των τιμολογίων (ή των εντολών πληρωμής/χρεωστικών σημειώσεων κτλ) με τον φάκελο για τον οποίο εκδίδω το τιμολόγιο. Συνεπώς μπορεί ο δικηγόρος που χειρίζεται την υπόθεση ανά πάσα στιγμή να ξέρει τι έχει χρεώσει και τι έχει εισπράξει στον συγκεκριμένο φάκελο χωρίς να πρέπει να μιλήσει και να ενοχλήσει το λογιστήριο. Μέσα από ένα πρόγραμμα οργάνωσης του δικηγορικού γραφείου έχουμε επίσης πλήρη αποτύπωση της οικονομικής καρτέλας του χρεώστη μας με επιπλέον πληροφορία την υπόθεση κάθε οικονομικής εγγραφής.

Τιμολογημένες/Ατιμολόγητες Εργασίες

Ένα σύστημα διαχείρισης φακέλων έχει στον πυρήνα του την καταγραφή εργασιών, είτε αυτή γίνεται με σταθερά ποσά όπως ορίζουν οι θεσμοί, είτε γίνεται με χρεώσεις ανά ώρα και ανά δικηγόρο, είτε ακόμα και με ένα σταθερό retainer που συμφωνείται με τον πελάτη εκ των προτέρων. Αυτή η καταγραφή είναι που θα οδηγήσει την τιμολόγηση και θα βοηθήσει τον εκδότη του τιμολογίου να ξέρει πόσες και ποίες εργασίες πρέπει να χρεώσει σε ένα τιμολόγιο. Επίσης με την χρέωση των εργασιών κατευθείαν από το σύστημα διαχείρισης υποθέσεων που έχει το δικηγορικό μας γραφείο, μπορούμε να διακρίνουμε την δουλειά που έχει γίνει σε ένα φάκελο σε τιμολογημένη και ατιμολόγητη, συνεπώς ξέροντας ανά πάσα στιγμή το ακριβές ποσό ατιμολόγητων εργασιών που έχω, είτε σε φάκελο, είτε ανά υπάλληλο είτε και σε ολόκληρο το γραφείο για μια συγκεκριμένη περίοδο.

Στατιστική ανάλυση οικονομικών πληροφοριών

Αφού το τιμολόγιο διαμορφωθεί και εκδοθεί μέσα από το σύστημα διαχείρισης φακέλων του δικηγορικού γραφείο, τότε είναι που έχουμε ίσως το πιο σημαντικό κομμάτι για την διεύθυνση το κομμάτι του reporting. Όλα τα λογιστικά συστήματα μπορούν να δώσουν πολύ καλό reporting και να μπουν σε αρκετό βάθος σε ότι αφορά μόνο τους λογαριασμούς του γραφείου. Σε ότι αφορά όμως την παραγωγικότητα τα λογιστικά προγράμματα, κρυμμένα καλά στο γραφείο του λογιστή του κάθε γραφείου δεν έχουν επαφή με την καθημερινότητα του γραφείου και συνεπώς δεν μπορούν να απαντήσουν σε συγκεκριμένες ερωτήσεις. Ποίος ήταν πέρυσι ο ποίο κερδοφόρος τύπος υπόθεσης που είχαμε; Μας συμφέρει να τιμολογούμε με τους θεσμούς ή μήπως χάνουμε περισσότερο χρόνο από αυτόν που χρεώνουμε για συγκεκριμένους τύπους υποθέσεων; Πόσο είναι το realization rate για το γραφείο μας και σε ποίες υποθέσεις έχουμε πέσει κάτω από τον μέσο όρο του γραφείου; Πόση είναι η κερδοφορία ανά δικηγόρο και ανά τμήμα και ποίος έχει εισπράξει το μεγαλύτερο ποσοστό από αυτά που έχει χρεώσει; Όλες αυτές είναι ερωτήσεις που δεν μπορούν να απαντηθούν αν η τιμολόγηση εντός του δικηγορικού γραφείου γίνεται από ένα κοινό πρόγραμμα λογιστηρίου και όχι από ένα πρόγραμμα διαχείρισης φακέλων εξειδικευμένο στην οργάνωση του δικηγορικού γραφείου.

Στο πρόγραμμα οργάνωσης για δικηγορικά γραφεία Ζυγός, μέσα από την μακρόχρονη πορεία μας έχουμε καταφέρει να φτάσουμε το πρόγραμμα παραγωγής και έκδοσης τιμολογίων σε ένα πολύ υψηλό επίπεδο προσφέροντας απαντήσεις σε όλα τα πιο πάνω αλλά και σε πολλά περισσότερα που δεν αποτελούν αντικείμενο του παρόντος άρθρου. Πιστεύουμε στην αποδοτικότητα αλλά και στην συνεχή βελτίωση των οικονομικών δεικτών που μπορούν να προσφέρουν πολύτιμη πληροφόρηση στην διευθυντική ομάδα ενός μοντέρνου, δυναμικού και αναπτυσσόμενου δικηγορικού γραφείου.

Μάθετε σήμερα περισσότερα για το πως ο Ζυγός μπορεί να βοηθήσει το γραφείο σας κάνοντας κλικ εδώ ή εγγραφείτε δωρεάν στην λίστα ενημέρωσης παρακάτω έτσι ώστε να λαμβάνετε δωρεάν ανακοινώσεις και οδηγούς για θέματα νομικής οργάνωσης και διαχείρισης του δικηγορικού γραφείου.

Γιατί να εκδόσεις τα τιμολόγια από το δικηγορικό σου πρόγραμμα!
Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn